• Profil SPMI

    Posted By Aslam Maududy Atturraby on 06 Mei 2019


    Latar Belakang Sistem Penjaminan Mutu Internal Politeknik Aceh 

    Untuk mencapai visi, misi, dan tujuan di atas, Politeknik Aceh merancang sebuah sistem penjaminan mutu internal (SPMI)sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari sistem penjaminan mutu perguruan tinggi sebagaimana diamanatkan oleh Undang-Undang nomor 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi. Selain itu, era globalisasi dan pemberlakuan pasar bebas yang semakin dekat, menuntut Politeknik Aceh untuk terus meningkatkan mutunya sehingga bisa menghasilkan lulusan yang mempunyai kompetensi yang dapat bersaing di mana saja. Mengingat pentingnya SPMI tersebut, Politeknik Aceh harus terus senantiasauntuk meningkatkan mutu pendidikan tingginya dengan menerapkan SPMI dalam segala aktivitas tridharma-nya.

    Salah satu dokumen dasar dalam penerapan SPMI tersebut adalah Kebijakan SPMI. PerumusanKebijakan SPMI Politeknik Aceh ditujukan sebagailandasan dan arah dalam menetapkan semua manual, standar, danprosedur dalam SPMI, serta dalam melaksanakan dan meningkatkan mutu secara berkelanjutan. Kebijakan SPMI yang berlaku di dalam lingkungan Politeknik Aceh ini akan disosialisasikan kepada seluruh stakeholders secara periodik sehingga SPMI menjadi kebiasaan dan budaya yang tumbuh dan berkembang dengan sendirinya.

    Luas Lingkup Kebijakan SPMI

    Kebijakan SPMI Politeknik Aceh mencakup semua aspek penyelenggaraan pendidikan tinggi di Politeknik Aceh baik dalam bidang akademik maupun non-akademik dengan fokus awal diutamakan pada aspek pembelajaran serta aspek-aspek lain yang mendukung aspek pembelajaran. Fokus dari luas lingkup Kebijakan SPMI Politeknik Aceh akan dikembangkan secara bertahap sehingga mencakup pula aspek-aspek lain yang bukan kegiatan akademik, seperti misalnya aspek identitas, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, sertakerjasama dengan berbagai pihak.Kebijakan SPMI Politeknik Aceh iniberlaku untuk semua araspada berbagai jenjang struktural di Politeknik Aceh, yaknimulai dari pimpinan institusi maupun semua bagian/unit serta para dosen.

    Tujuan Pelaksanaan SPMI

    Semua unsur internal di Politeknik Aceh berkeyakinan bahwa pelaksanaan SPMI bertujuan untuk:

    1. Menjamin bahwa penyelenggaraan pendidikan vokasidi Politeknik Aceh dilakukan sesuai standar internal yang ditetapkan dan standar nasional pendidikan tinggi, sehingga apabila terjadi penyimpangan antara kondisi riil dengan standar akan segera diperbaiki;
    2. Mewujudkan transparansi dan akuntabilitas kepada masyarakat, khususnya orang tua/wali mahasiswa tentang penyelenggaraan pendidikan sesuai dengan standar yang ditetapkan;
    3. Mengajak semua pihak dalam institusi untuk bekerja mencapai tujuan dengan mengacu pada standar dan secara terus menerus berupaya untuk meningkatkan mutu standar, sehingga visi, misi, dan tujuan Politeknik Aceh dapat tercapai.

    Strategi SPMI

     Dalam melaksanakan SPMI di Politeknik Aceh, strategi-strategi yang diterapkan adalah sebagai berikut:

    1. Melakukan sosialisasi terkait SPMI kepada para stakeholders secara periodik.
    2. Melibatkan secara aktif semua unsur internal terkait mulai tahap perencanaan hingga tahap evaluasimaupun tahap pengembangan standar mutu;
    3. Melibatkan pula pihak eksternal terkait lainnya seperti dunia usaha dan pemerintahan, khususnya pada tahap penetapan standar mutu sehingga dapat mengantisipasi sedini mungkin dinamika perubahan kebutuhan pengguna lulusan;
    4. Melakukan pelatihan secara terstruktur dan terencana bagi para dosen dan staf administrasi tentang SPMI, dan secara khusus pelatihan sebagai auditor internal;
    5. Membudayakan pola kerjamanajemen PPEPP (Perencanaan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian dan Peningkatan) dalam pelaksanaan SPMI pada setiap jenjang struktural.

    Prinsip Pelaksanaan SPMI

    Guna mencapai tujuan SPMI Politeknik Aceh sebagaimana tersebut di atas sertadalam rangka mewujudkan visi, misi, dan tujuan institusi, maka semua unsur internal dalam melaksanakan SPMI pada setiap unit di institusi selalu berpedoman pada prinsip:

    1. Kebersamaan, yaitu SPMI dilaksanakan secara sistematik dan komprehensif berbasiskan visi, misi, dan tujuan Politeknik Aceh dengan melibatkan seluruh civitas akademika di seluruh unit.
    2. Kualitas, yaitu SPMI dilaksanakan dengan memamfaatkan data dan informasi yang akurat dalam setiap tahapan sehingga kualitas pendidikan dapat terus meningkat, baik itu kualitas input, proses, dan outcome.
    3. Terencana dan berkelanjutan, yaitu SPMI diimplementasi secara terencana dan terus melakukan inovasi tiada henti untuk meningkatkan kualitas sehingga minimal mencapai Standar Nasional Pendidikan yang ditetapkan oleh Mendikbud dan terakreditasi oleh BAN PT.
    4. Transparan, yaitu pelaksanaan SPMI harus dapat dipertanggung jawabkan secara ilmiah, terbuka, dan senantiasa mengacu pada kebenaran dan keilmuan.
    5. Bermamfaat, yaitu SPMI dilaksanakan untuk memberikan mamfaat yang sebesar-besarnya kepada seluruh civitas akademika, institusi, stakeholder,  bangsa dan negara.
    6. Mandiri, yaitu SPMI dilaksanakan berdasarkan pada kemampuan institusi dengan mengandalkan segenap potensi dan sumber daya yang dimiliki untuk mengoptimalkan dan mengembangkan kemampuan  institusi secara terstruktur dan terpadu. 

    Model Manajemen Pelaksanaan SPMI

    Sistem penjaminan mutu pendidikan tinggi di Politeknik Aceh dirancang, dilaksanakan, dikendalikan, dan ditingkatkan mutunya secara berkelanjutan dengan menerapkan sistem manajemen kendali mutu yang berdasarkan pada model PPEPP sebagaimana terlihat pada Gambar 3.1. Dengan model ini, institusi akan menetapkan terlebih dahulu ouput atau standar mutu yang ingin dicapaidanberupaya merealisasikannyadengan berbagai strategidan serangkaian aktifitas yang dianggap tepat. Kemudian terhadap pencapaian tujuan/standarmelalui strategi dan aktifitas tersebut akan selalu dimonitor secara berkala, dievaluasi, dan dikembangkan ke arah yang lebih baik secara berkelanjutan.

    Gambar  Model Manajemen PPEPP


    Model manajemen PPEPPtersebut mengharuskan setiap unit di lingkungan institusi untuk senantiasa melakukan proses evaluasi diri secara berkala guna menilai kinerjanya sendiri dengan menggunakan standar dan prosedur yang telah ditetapkan. Hasil evaluasi diri akan dilaporkan kepada pimpinan yang bersangkutan, seluruh staf pada aras bersangkutan, dan kepada pimpinan institusi. Terhadap hasil evaluasi diri, pimpinan yang bersangkutan dan pimpinan institusi akan membuat keputusan tentang langkah atau tindak lanjut yang harus dilakukan untuk memperbaiki dan meningkatkan mutu secara terus-menerus sebagaimana disajikan pada Gambar.

    Gambar Siklus peningkatan mutu berkelanjutan

    Melaksanakan penjaminan mutu dengan model manajemen PPEPP juga mengharuskan setiap aras dalam institusi bersikap terbuka, kooperatif, dan siap untuk diaudit/diperiksa oleh tim auditor internal yang telah mendapat pelatihan khusus tentang audit SPMI. Audit yang dilakukan akan direkam dan dilaporkan kepada pimpinanyang bersangkutan dan institusi, untuk kemudian diambil tindakan tertentu berdasarkan hasil temuan dan rekomendasi dari tim auditor.

    Semua proses di atas dimaksudkan untuk menjamin bahwa setiap kegiatan penyelenggaraan pendidikan tinggi di Politeknik Aceh terjamin mutunya. Selain itu, juga untuk membantu kesiapan semua prodi di institusi dalam proses penjaminan mutu eksternal (akreditasi), baik oleh BAN-PT maupun lembaga akreditasi asing lainnya yang kredibel.

    Pelaksanaan SPMI

    Politeknik Aceh saat ini dipimpin oleh seorang Direktur dan dibantu oleh tiga orang Wakil Direktur, masing-masing membawahi bidang akademik, kemahasiswaan, dan alumni, bidang administrasi,keuangan, dan umum serta bidang kerjasama, penelitian dan pengabdian masyarakat.Setiap wakil direktur membawahi beberapa unit kerja. Seluruh bidang/unit kerja tersebut, baik akademik maupun non-akademik, pada setiap jenjang strukturaldi Politeknik Acehharus melaksanakan SPMI dalam setiap aktivitasnya.

    Agar pelaksanaan SPMI pada semua aras di Politeknik Aceh dapat berjalan lancar dan terkoordinasi secara efektif, sejak tahun 2011, Politeknik Aceh telah membentuk Unit Penjaminan Mutu (UPM) di level institusi dan gugus kendali mutu prodi (GKMP) di level program studi. Unit kerja ini secara khusus bertugas untuk menyiapkan, merencanakan, merancang, menetapkan, melaksanakan, mengendalikan, mengevaluasi, serta mengembangkan SPMIdi Politeknik Aceh. Unit ini setingkat dengan wakil direktur agar dapat memonitoring dan mengevaluasi semua unit di Politeknik Aceh. Struktur organisasi Politeknik Aceh dapat dilihat pada Gambar berikut:

    Gambar Struktur Organisasi Politeknik Aceh

     
    Tugas pokok dari Unit Penjaminan Mutu Politeknik Acehmembina, mengkoordinasikan, menjamin dan mengawasi manajemen mutu seluruh aktivitas di lingkungan Politeknik, dengan:

    1. Merencanakan dan merancang Sistem Manajemen Mutu yang akan diterapkan di lingkungan Politeknik Aceh;
    2. Menyiapkan dan menyusun perangkat/dokumen sistem mutu dalam rangka implementasi Sistem Manajemen Mutu;
    3. Merancang strategi implementasi Sistem Manajemen Mutu Politeknik Aceh;
    4. Mengkoordinasikan Implementasi Sistem Manajemen Mutu Politeknik Aceh;
    5. Melakukan Monitoring Implementasi Sistem Manajemen Mutu dan Pengukuran sasaran Mutu dan Rencana Mutu serta Evaluasi diri oleh unit;
    6. Mengevaluasi Implementasi Sistem Manajemen Mutu yang diterapkan di lingkungan Politeknik Aceh. 

    Dalam rangka melaksanakan tugas pokok tersebut, Unit Penjaminan Mutu Politeknik Aceh memiliki struktur organisasi yang efektif dan efisien sebagaimana gambar berikut:

    Gambar Struktur Unit Penjaminan Mutu Politeknik Aceh

    Struktur Unit Penjaminan Mutu tersebut bersifat flexibledapat berubah sesuai dengan situasi dan kebutuhan. Setiap bagian memiliki tugas dan tanggung jawab yang berbeda-beda namun dengan sasaran akhir yang sama, yaitu terimplementasinya Sistem Penjaminan Mutu Internal di Politeknik Aceh.

    Struktur Dokumen SPMIdan Sistem Penomoran

    Secara umum, selain dokumen Kebijakan Mutu SPMI ini, struktur dokumen Sistem Penjaminan Mutu Internal(SPMI) Politeknik Aceh terdiri dari:

    1. Manual Mutu;
    2. Standar Mutu;
    3. Formulir-formulir Mutu.

    Dokumen-dokumen tersebut saling terkait satu sama lainnya dan disusun secara berurutan sebagimana terlihat pada Gambar berikut :

    Gambar Tahapan Penyusunan dan Pelaksanaan Dokumen SPMI 

    Manual SPMImerupakan petunjuk teknis tentang prosedur penetapan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian, dan peningkatan standar mutu secara sistematis, komprehensif dan berkelanjutan. SPMI Politeknik Aceh terdiri dari beberapa dokumen manual, yaitu:

    1. Manual Penetapan Standar
    2. Manual Pelaksanaan Standar
    3. Manual Evaluasi Standar
    4. Manual Pengendalian Standar
    5. Manual Peningkatan Standar

    Setelah seluruh Manual SPMI ditetapkan, maka perlu ditetapkan standar-standar mutu, baik itu standar yang terkait dengan bidang akademik maupun bidang non-akademik.Dokumen standar mutu tersebut berisi berbagai kriteria, patokan, atau spesifikasi dari seluruh kegiatan penyelenggaraan perguruan tinggi dalam rangka mewujudkan visi dan misi Politeknik Aceh sehingga memuaskan para pemangku kepentingan internal dan eksternal. Dokumen standar mutu bidang akademik minimal meliputi:

    1. Standar Kompetensi Lulusan;
    2. Standar Isi Pembelajaran;
    3. Standar Proses Pembelajaran;
    4. Standar Penilaian Pembelajaran;
    5. Standar Dosen dan Tenaga Kependidikan;
    6. Standar Sarana dan Prasarana Pembelajaran;
    7. Standar Pengelolaan Pembelajaran;
    8. Standar Pembiayaan Pembelajaran.

    Sedangkan untuk dokumen standar mutubidang non-akademik antara lain:

    1. Standar Penelitian;
    2. Standar Pengabdian kepada Masyarakat;
    3. Standar Kerjasama;
    4. Standar Identitas;
    5. Standar Sistem Informasi;
    6. Standar Perpustakaan;
    7. Standar Administrasi;
    8. Standar Mahasiswa.

    Selain standar-standar tersebut, SPMI Politeknik Aceh juga akan dilengkapi standar-standar mutu yang lain yang penyusunannya dilakukan secara bertahap dan sesuai dengan kebutuhan pengembangan institusi Politeknik Aceh. 

    Setiap standar tersebut di atas akan memiliki beberapa formulir/proforma yang beragam. Formulir ini berfunsi untuk mendokumentasikan berbagai hal, informasi, atau kegiatan ketika standar-standar mutu diimplementasikan secara berkala serta untuk memantau, mengendalikan, mengevaluasi, dan mengkoreksi pelaksanaan setiap standar.

    Hubungan Kebijakan SPMI dengan Dokumen Lain

    Dalam menyelenggarakan dan mengelola pendidikan, Politeknik Aceh mempunyai beberapa dokumen kebijakan selain kebijakan SPMI, seperti Statuta dan Rencana Strategis (Renstra). Walaupun dokumen-dokumen tersebut memiliki keterkaitan dengan SPMI, tapi bukan bagian integral dari SPMI.

    Statuta merupakan landasan yuridis dalam penyusunan berbagai peraturan dan kebijakan pengelolaan Politeknik Aceh, termasuk SPMI. Sedangkan renstra merupakan landasan operasional lima tahunan dalam menjalankan program-program untuk mencapai dan meningkatkan target-target yang diinginkan, termasuk pencapaian sasaran-sasaran mutu yang termaktub dalam Standar-Standar Mutu SPMI.

    Article Index